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2017年夏朵园小区业主委员会工作总结
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2018-02-11


2017年业委会工作总结

夏朵园小区首届业委会在马桥镇房办的有力支持下,在夏朵园党总支、居委的关心、帮助下,经过九十天的筹备,于2017年7月20日正式成立。下面是业委会成立以来五个多月工作的回顾和总结。

一、基本概况

在这五个多月时间里,业委会各位委员迅速进入角色,通过大量的调查摸底、实地查看,对小区的现状有了基本的了解;同时,大家边干边学、边学边干,弄清自身的工作的职责和工作重点,从而为做好业委会的各项管理工作奠定了基础。

1.小区概况及现状

夏朵园小区占地面积约40万m2,其中绿化面积约10万m2;小区共有住宅3301套,已入住3132套,空置169套;商业用房122套,公建配套房20套/处。小区的业主来自二十六个省市,其中老人和小孩占了很大的比重,不同的业主有着不同的心态和诉求。

小区地库车位共561个(产权归开发商),地面停车位1579个(物业提供数据);地下非机动车库17个。目前车辆与车位不匹配、固定车位和临时车位的矛盾较突出,车改方案的推出势在必行。

小区共有25个水泵房,82台生活水泵,48台消防水泵,26台污水泵,25个蓄水池,56个屋顶水箱;高层有82部电梯;消防设施有1065个消火栓、2166具灭火器和40个室外灭火连接器。这些设施设备大多年久老化或过有效期,亟待维修更新。

小区周界电子围栏共有47个防区;监控系统有主机一台,显示器20个,摄像机356个(一部分不能正常运行);人行闸机虽有,但从未启用过。

绿化方面,胸径在十五公分以上的大型乔木有1500棵左右,品种有香樟、银杏、松柏、水杉等;灌木有金边黄杨、瓜子黄杨、红叶石楠、竹林等;果树有桃、李、枣、柚、杨梅等;花木有桂花树、白玉兰、栀子花、紫薇、月季等,还有绿篱、球体造型植物和攀缘植物等绿化艺术品以及麦冬草、百慕大等草坪。可以说,夏朵园小区的绿化无论从品种、数量上,还是布局、造型上都算不错的,绿化率也高达40%,但由于长期疏于管理,大树十年未修剪,草坪补种不及时,给部分业主的生活带来了一定的影响。

2.委员分工及工作情况

业委会共由9名委员组成,其中主任一名,副主任2名。 根据业委会的工作条例和内容,进行了工作分工。陈锡贤主任主要负责主持业委会全面工作,协调、处理物业、居委和业委会的事务,代表业委会签署各类文件;督查各委员履行职责,主持召开业委会各类工作会议等。倪琼副主任负责业委会文书、财务及内部管理工作,以及业委会工作动态和各类信息发布等。周建光副主任负责安保、工程监督和环境绿化等方面的监督等综合工作。吴文杰、黎刚两位委员主要负责安全维护、停车管理、防火防灾防盗和协调有关物业方面的纠纷等。胡圣家委员负责环境保护和绿化养护管理方面的工作。周建平、贺贤洋两位委员负责房屋维修、设施设备方面的维护等工作。屠忠梅委员负责宣传、会议记录、信息管理等工作以及与居委的衔接工作。

各位委员上任伊始,就充满激情,迅速投入工作。陈锡贤主任身先士卒,不分白天晚上,奔走在小区的每个角落,与熟悉情况的业主交流、了解情况,与其他委员一起查看水泵、电梯、消防设施等情况;与物业、居委、房办沟通、协调处理小区事务。在处理各项重要事务时,他总是亲力亲为,不计得失。在这期间,他岳母患病住院,从查出癌症到去世,只有几个月时间,他两次回老家探病和处理后事,都是匆匆去匆匆回,为了小区的事务,真正做到了舍小家为大家。

周建光副主任全力协助、配合陈锡贤主任工作,他常常开着自己的车,花费大量的时间、精力和陈主任一起四处求经;面对小区内的各种杂音和充满戾气的人和事,他坚持站在舆论的风口浪尖上,不惜付出大量时间与个人名声的代价,与之解释、较量,化解戾气。

倪琼副主任还在工作,又是居委会的楼组长,白天没有较多时间,她就利用晚上到办公室整理文档、会议记录等,利用业余时间购买办公用品、缴付水电费、办理各类费用的报销;为了规范各类费用特别是维修基金的申报、审核、报销等流程,多次与旺都公司联系、沟通,和委员们解释、交流,还制作了操作流程图,以便于委员规范操作实施。平时只要人在小区,几乎每周六、日都到办公室与委员、志愿者们相互交流小区事务。

周建平委员为了掌握第一手资料,利用电梯年检时机与师傅一起深入现场,克服高温酷热,了解每部电梯的安全情况,及时发现问题,督促物业公司妥善处理。

贺贤洋委员更是一马当先,哪里有需求,哪里就有老贺,他急业主之急、排业主之难,已成凡人明星,四面锦旗的获得是对老贺工作成绩的肯定,也是大家学习的榜样。

胡圣家委员虽然也有私人的生意要经营,但他见缝插针,利用早、中、晚时间在小区内巡视,看绿化方面哪个地方需补种、哪儿要修剪,哪栋楼前有垃圾没清运、哪个死角没清扫等;美家项目实施以来,他多次和陈锡贤主任一起看现场、提建议、谈想法、拿方案,只要人在小区,他必到办公室来。

吴文杰委员上有老下有小,本来打理自己的公司就很忙,今年又添了几项新业务就更忙了。但他对小区情况比较熟,尤其对物业管理有自己的独到见解。因为车管方案动了物业的蛋糕,触及到个别人的利益,物业在具体工作中不配合、不主动,但他坚持以业主利益为重,有理有据地进行交涉;他还积极主动发挥自己的长处,利用自己的人脉关系,想方设法为小区公共收益的增加找项目、搞创收。

黎刚委员身体好、精力旺,兴趣广泛,在小区人头熟,有一定的群众基础。他几乎每天上午都到办公室,无论谁值班都能配合工作,耐心解答业主的提问,还积极配合居委参与邻里纠纷的调解。业委会自成立以来,公章的使用频率较高,有时一天要盖几次章,经常晚上也要盖章,他都不厌其烦、随叫随到,并做到坚持原则、按章办事。他还具有很强的组织纪律性,只要外出必先请假。

屠忠梅委员是按照2017年上海市居委会工作条例的要求,符合条件进行交叉任职的。其主要工作在居委会,工作量大、事多,又是一位年轻的妈妈,平时五加二、白加黑地在居委会努力工作,还要抽出时间参加业委会工作例会,做好力所能及的工作,实属不易。小屠虽然年轻,但为人和气,有学历和能力,有些工作上的建议很有深度,是业委会的后备军;更难能可贵的是,按规定应该领的津贴她坚持分文不取,纯公益性地参与业委会的工作,履行职责。

半年来,委员们从不相识到逐渐熟悉、从各自为政到相互支持、从被动应付到主动为业主服务、从偏听偏信到兼听则明,大家的集体荣誉感意识在不断增强,对业委会工作性质的认识在不断提高,工作方法在不断地改进,工作能力在不断提升。

二、主要工作

(一)做好基础管理工作

为使业委会的各项工作严格按照国家法律法规和业主大会制定的《议事规则》有序开展,我们进一步制定完善了各项管理制度,包括财务制度、会议制度、接待制度、信息公开制度、档案管理制度、印章使用管理制度等。为了规范维修基金的使用和管理,倪琼副主任还专门制作了操作流程图,以便于各位委员按操作流程规范工作,更好地监督物业合规合法地实施维修更新项目,为业主管好钱袋子。

由于业委会的事务性工作较多,很多事情需要依靠集体的智慧和委员们的分工协作来共同完成。这期间仅主任办公会议就召开了10次,其中5次是专题工作会议,分别请相关的委员如周建平、胡圣家和吴文杰等委员一起参加。召开了12次业委会工作会议,并在每月一次的工作例会中邀请楼召集人和业主代表列席参加。截止年底,共有30人次以上的代表列席了会议。每次开完工作例会后,都及时将会议纪要推送到夏朵园小区公众平台,听取广大业主的意见建议,接受业主的监督,取得业主的支持与理解。

在车辆管理改革和物业选聘工作开展前,需征求广大业主的意见,为此,我们开展了两场线上线下的调查,充分听取业主的意见建议,为车改方案的实施和物业选聘工作的顺利开展奠定基础。我们还组织召开小区业主代表座谈会8次以上,请广大业主充分参与小区事务的讨论,到会参加的人数达50余人次。

业委会始终坚持党的领导和在党建引领下开展各项工作,每周参加党建引领下的四位一体会议,协调解决小区在创全、美家建设中的各种问题;遇上牵涉到小区安全、消防、环保等重大事情,都主动向党总支和居委汇报,共同研究、探讨解决方案。10月中旬以来,由政府投资、居委主导、业委会配合的美丽家园项目开始进场,二个多月时间里,仅参加的项目对接会及每周的工作例会就达20余次。

业委会还主动做好与在管物业旺都公司的沟通、协调、配合工作,三位主任到旺都总公司与领导层交流沟通了五次,与他们的分管领导和小区经理交换意见、提出工作建议、争取配合工作也在五次以上。希望与物业公司携手共同搞好小区的物业管理工作。

本届业委会坚持委员值班制度,每周值班时间长达25小时以上。为了弥补每天下午值班人员的不足,还邀请了业主中有公益心、身体好、综合素质相对较高的八位同志作为业委会志愿者参与每周二、四、六、日下午的值班,有效地解决了在车管登记中人手不足的困难,协助各位委员开展工作,并发挥了较大的作用。

业委会还积极配合居委会做好有关邻里纠纷如滴水纠纷、改变烟道纠纷和装修纠纷等,其中有2起属疑难杂症,经过黎刚委员和居委调解委员的耐心调解和以法说事,通过居委会、业委会、物业公司多次上门协调,白天晚上做工作,最后双方当事人才握手言和,化解了矛盾。5个多月来,共调解了12起纠纷,制作了5份调解协议书,为和谐小区的建设尽到应尽的责任。

(二)车管安保等方面

(1)消防管理。消防管理目前是小区的软肋,通过美丽家园建设和消防安全检查,对小区已过期灭火器进行了购置更新,地下非机动车库进行了消防喷淋系统改造,但其他消防器材的维护还存在很大问题,需要物业建章立制,认真做好维护保养和定期巡查等工作。

(2)技防方面。小区目前的技防设施形同虚设,外人随意进出,楼栋门很多敞开,探头不起作用,偷盗事件频发。2018年要求物业公司建立台账和例行维保巡查制度

(3)人防方面。现管物业的安保人员是外包的,存在保安队伍平均年龄偏大、人数偏少、专业技能欠缺等诸多问题。吴文杰委员多次与物业交涉,要求加强管理,陈锡贤主任还亲自进行培训,但收效甚微。硬件方面无线对讲系统需进行性能改造,软件上缺乏安保制度和巡更制度。这些都是与新聘物业签署合同时需注意的地方。

(三)工程监督方面

周建平、贺贤洋两位委员是分管工程监督的,他们在监督物业对设备维修和房屋补漏维修方面做了大量工作。

1.电梯等设备管理

今年七月恰逢小区64部电梯年检,周建平委员抓住时机跟随区电梯安检专家,全程参与了检查,对电梯存在的安全隐患逐一记录,并及时与物业经理沟通,要求他们尽快解决查出的严重问题。他还将问题归纳整理后及时向业委会委员们汇报,并得到大家的支持。为此,我们专门召开了有设备委员参加的主任办公会议,研讨解决方案,制定基本原则:凡动用维修资金的,必须走流程,超过5万元的,必须货比三家,择优发包。周建平委员在高温酷暑季节,整整花了两周时间对82部电梯设备进行逐部调查登记,建立台账,为日后的电梯维修保养管理方面的工作打好基础。

针对电梯因年久自然损坏、大理石门框脱落、厢底腐烂穿孔等现状,周建平委员要求物业在保证质量的前提下,货比三家选择维修单位;截止目前已修复了17部电梯,修复后的电梯无论从质量还是美观上均做到了价廉物美,也得到了业主的赞许。 2.水泵管理。小区共有3422户约10000多人口用水,各类水泵都存在或多或少的问题,其中生活水泵问题较多,大部分都已年久失修,属带病运转;污水泵的完好率更差,50%的泵都趴窝了。究其原因,主要是物业缺少专业技术人员管理,发包出去一包了事。为此周委员也没少和物业进行交涉,在他的督促下巳修复了生活水泵4台,尚有很多生活水泵仍处在带病运转状态,必须有计划、有步骤地进行维修、更新。针对变频电机只能手动操控问题,他还主动上网查资料,请专家会诊,及时调换一批电容和远程压力表,很快解决了生活水泵的变频问题,修复了14台问题水泵。

在做好维保监督的同时,业委会还严格控制设备外发修理的费用,要求凡是外发包修理的设备必须分门别类地明码报价,并报业委会认可方能实施,为业主严格把关,管好钱袋。根据对几个月来各类设备外包费用的统计,仅对大修工程多报价、明显有水分的修理项目进行监管重报,节约下来的费用近二十万元。3.工程维修。针对小区10年来缺乏良好的维修保养,很多楼栋都存在屋顶、外墙等渗漏现象,给居民生活带来很大的困扰等现状,贺贤洋委员急业主之所急,积极为业主分忧解难,催促、监督物业解决多年渗漏问题,并经常亲自上阵,查看症结,提出解决方案,得到了广大业主的肯定和赞扬,并因此获得了4面锦旗。据统计,几个月来,光补漏一项,就解决了小区几年来积存的40多项补漏工程,保证了居民的日常生活不受影响。

工程委员经常与物业进行沟通交流,要求物业对运转中的设备加强管理,尤其是不间断地监督、督促物业对电梯和水泵进行巡回检查,要求对水泵的管理必须落实到人,并做好检查记录,发现问题及时解决,把故障消灭在萌芽之中。业委会虽然有这些要求,但是物业往往跟不上,问题多多,实属无奈。

(四)环境绿化方面

胡圣家委员一上任,就主动组织物业服务企业负责绿化工作的领导和相关人员,在炎热酷暑天,对整个小区进行实地巡视和清查,摸清了本小区的绿化情况和现状。在此基础上,制定了绿化工作的规划,提交业委会委员讨论。

他还经常利用早中晚的间隙时间,对小区周边环境进行巡检,发现问题,及时提醒、督促物业相关人员进行整改。

由于美丽家园建设原大树修剪计划被取消,而小区低层居民对大树过于茂密影响采光、通风的矛盾较突出,业委会多次与居委沟通,希望增加大树修剪项目或通过其他途径解决。为此,居委要求尽快拿出需修剪大树的确切数据。胡圣家委员放弃休息,逐片调查、查看,统计出共有170棵大树需要修剪,他及时将需要修剪的大树所处门栋号、方位、数量整理成表格,报给居委。

(五)财务管理方面

1.公共收益收支情况

(1)公共收益收入情况。

目前已签合同的公共场所出租费每年为57100元,其中游泳池5000元,丰巢智能柜3个15000元,联通接入33600元(实际未收到),清浪售水站(2个)租金1500元(管理费500元),黄果树售蛋柜2000元。

停车费收入:按照估算,地面1579个停车位,每个80元,全年估算应收1515840元(不包括临时停车收入),扣除30%物业管理费454752(含税),约为1061088元。

物业近期的财务报告显示,下半年停车费收入为47.55万元,场地出租费2.2万元,合计收入49.75万元(具体数据已公示)。

(2)公共收益使用情况

业委会成立以来经费合计支出53379.44元,其中办公经费2293.84元,水电、电信费4041.6元,购空调配件及移机费844元,业委会委员津贴46200元。

(3)维修基金使用情况:

截止目前,使用维修基金修理的费用总计约29.8万元,其中电梯轿厢底部换铝合金板15部共13500元,生活水泵修理4台6910元,变频水泵换电容等1800元,污水泵14台修理费5946元,楼栋外墙、屋顶渗漏修理等合计约27万元。上述费用由于维修基金账户尚未拆分,先由旺都物业垫付。

2.公共收益公示情况

业委会严格按照夏朵园小区议事规则规定,定期在小区多个地方的橱窗和夏朵园居委会公众平台将公共收益账目进行公布、公示,接受小区业主的监督。

(六)开好业主大会

做好物业公司选聘工作是业委会的一项重要工作,也是本届业委会的头等大事。为了做好这项工作,我们带着夏朵园的现状,从学习、调研、咨询、走访、拜师入手,了解物业公司应做的主要工作内容,包括管理模式、服务内容、业主满意度、物业费的使用与收缴、体制的对比、激励机制的建立、小区经理的基本要求等等,从中找出夏朵园小区物业管理中存在诸多问题的根源,寻求解决问题的方法与对策。同时,我们也主动与镇房办沟通,寻求政府的帮助和支持,与青蓝公司签订了物业选聘合同,

在物业选聘工作中,业委会坚持依法公开、公正透明,在广大召集人、志愿者的支持、配合下,使得本次业主大会得以顺利召开。在这期间,黎刚同志从11月8日至20日,坚持白天晚上都在业委会回收统计表决票,及时统计相关数据,每晚都坚持到9点,直至表决票回收结束。

三、存在的问题

业委会整体工作上来看,还存在着较多的不足之处,主要有:

1.内部管理方面还有待加强。如档案、文件的及时整理、归档做得不够;有些委员对各类文件、表单的盖章须半数以上委员签字同意方可盖章的理解可能存在误区。原则上讲,业委会牵涉到维修基金或公共收益的使用需盖章的,每个委员对资金使用情况,包括用途、金额、承包商等情况有知情权,而并不只是5个人知道就行了。对于紧急情况或个别委员不能当面签字的,可以通过微信告知和表态。

2.委员之间的配合度、信息传递的及时性、内部管理的透明度还有待增强,主动工作的意识还有待提高。

3.宣传教育引导工作尚需加强,党员先锋模范作用的发挥、党小组的建立等还有待重视。

4.目前维修更新告知基本按规定在规范操作,但由于维修基金账户尚未分开,许多已做的项目尚挂着,后续各类维修项目的费用报销和维修基金的分摊等工作,还需规范制度和流程。

四、2018年工作打算

1.进一步修订完善各项管理制度和维修基金的审核报销流程,建立健全各类基础台账。

2.与新聘物业签订物业管理合同,明确相互间的权利义务。具体内容包括:建立设备设施安全维保巡查制度(业主参与巡查),建立安保巡查、巡更等制度,建立绿化养护制度等。

3.坚持党建引领,在小区党总支的领导和支持下,在合适的时机,建立党小组,充分发挥党员的先锋模范作用。

4.继续做好美丽家园项目的配合工作以及各项宣传工作。

5.做好绿化改造、移栽、补种等工作,包括对小区1200棵左右大型乔木的修枝造型,170棵大树的修剪,30棵左右大型乔木的移栽;对因小区道路侧石改造和监控设施设备改造所毁坏的麦冬草、小灌木等,需回填土方、补栽草坪1万平方米左右。

6.做好业委会各项费用报销、台账登记等公共收益台账,把好公共收益的使用关。

7.做好业主大会的各项工作和业委会的其他工作。

8.做好供水系统改造的前期调研工作。鉴于小区的供水系统问题多多,为了提升小区居民的生活品质,从节能降耗和绿色无污染的角度出发,有必要对小区供水系统进行改造,采用物联网平台进行智能供水(无负压叠加供水)。

9.做好公共收益的招商把关工作,最大限度地为业主增收。

选择一个相对比较适合夏朵园小区的物业公司是本届业委会的头等大事,但是新物业的进场并不意味着业委会就可以高枕无忧了。如何把控好对新聘物业的监督,第一年是关键,如后半年的工作滑坡,就会出现与前物业类似的情况,那就意味着这次招投标选聘物业的失败。因此,本届业委会“任重而道远”,“革命尚未成功,同志仍需努力”!

上海市闵行区夏朵园小区业主委员会

2018年1月22日


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