在换届选举前应告知(最好以书面形式)所在街道办,根据街道办的意见,在其监督下进行换届选举工作。如果业委会会议决议确定由现届业委会委员续任的,管理处应明确是否全体委员均同意续任,避免因个别委员的退出而给选举工作带来不利的影响。

 业委会换届选举过程注意事项

在经过几个业主委员会换届选举的过程中,我感受到以下几个方面应是管理处特别要注意的事项,以供各位同仁参考,并请提出自己的宝贵意见:    

 一、首先,管理处员工特别是管理人员必须认真学习有关业委会选举的法律、法规,明白征询表中所列征询事项必须要达到的法定比率要求,并注意其计算基数的不同:如选举业委会委员所要达到的比率;选聘物业公司所要达到的比率;通过《业主公约》、《业主大会议事规则》、《业主委员会章程》所要达到的比率;其它征询事项所要达到的比率。 

二、管理处应业委会审核后的换届计划实施换届选举工作,如管理处在实施过程中遇到困难和问题请及时反馈到业委会,避免因反馈延误而造成选举工作出现措手不及的情况,确保每步工作计划都能顺利、及时完成。 

三、在换届选举前应告知(最好以书面形式)所在街道办,根据街道办的意见,在其监督下进行换届选举工作。在选票统计、唱票前应提前联系街道办、居委会、片警和业委会成员,确定他们是否能够按时参加或其能够出席会议的时间,保证换届选举结果的合法、有效性。 

四、如果业委会会议决议确定由现届业委会委员续任的,管理处应明确是否全体委员均同意续任,避免因个别委员的退出而给选举工作带来不利的影响。 

五、管理处应对所管项目内业主的居住习惯,和对管理处、业委会的态度有个基本的分析。对经常不在项目内居住的业主和外籍业主在征询表发放时间和顺序上应有一个合适的计划。 

六、将所有在小区要张贴的有关业委会换届选举的文字资料装订成册,一定要事先按街道办的要求送达,供其审阅,并根据其反馈意见进行调整,在其指导下进行换届选举的发放统计工作。 

七、在选票发放前,管理处一定要对发放人员(发放人员最好是管理人员)进行发放工作注意事项的培训,让其明白选票的发放过程也是我们与业主进行沟通的一次良机,并含蓄地引导业主对选票中所表决事项向利于使换届选举工作得以顺利进行的方向选择。 

八、在选票发放前,管理处要填写单元号及表决权数(表决权数一定要与议事规则的要求一致,要求不足一平方米不计的不能体现小数点,如有车位的,车位和房屋产权数相加为其表决权数,不必分开分别计算表决权数),避免业主自已填写产权面积时的随意性,赞成选票上的产权面积与实际产权面积不一致,而影响了最终的统计结果。 

九、在规定的投票截止日期前2天,管理处应对仍未投票的业主采取上门回收等主动式的催收措施,确保各项所征询事项满足其应达到的法定比率。 

十、在选票统计前,管理处应事先设计好选票所表决事项统计的计算方式,统计计算方式的设计应利于统计计算工作的开展。 

十一、建议在选票统计前和当天均要电话确认或提醒须到会的街道办、居委会、片警、业委会成员和业主代表是否到按时到会,并准备好选票统计所须文件资料以及茶水等。 

 十二、将选票统计结果形成文字并由到会人员签字,唱票人、监票人、计票人应注明。如果所有选举事项均顺利通过,应请所有当选业委会委员签字确认,并在小区内张贴公示。 

十三、业委会换届选举应在统计结果出来后报所在街道办备案,备案按所在街道办网站所公布业委会换届备案要求形成一套完整的备案资料(除《变更备案表》外均为复印件,原件应送公司)。报备前所在居委会应在居委会填写处盖章。 

十四、管理处应做好整个换届选举工作过程中不同阶段的拍照和文件资料的存档工作。管理处主任(负责人)对发放和回收的工作应明确分工到人,并对不同阶段的进展进行跟踪,以便能够及时解决发放或回收过程中出现的问题或采取相应的补救措施。 

十五、在选票发放前管理处应设计发放统计表以及小区业主表决权数一览表。 

 十六、由于各个街道办的办事风格和具体要求不一样,各管理处应根据所在街道办的要求进行相应的修正。

使用业委会公益平台www.yeweihui.com，业委会成立、运营、换届一站式完成，长期免费使用。