业主大会、业主委员会操作指引

为了规范业主大会和业主委员会的设立和有序开展工作，提高业主大会和业主委员会工作效率，维护业主的合法权益，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》、《深圳经济特区物业管理条例》、《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》等相关法律法规，同时结合深圳市具体情况，制定本操作指引。

一、业主

业主是物业的所有权人。下列人员可以认定为业主：

1、房地产权利证书或者不动产登记簿记载的所有权人；

2、尚未登记取得所有权，但基本买卖、赠与、拆迁补偿等旨在转移所有权的法律行为已经合法占有建筑物专有部分的人；

3、因人民法院、仲裁委员会的生效法律文书取得建筑物专有部分所有权的人；

4、因继承或者受遗赠取得建筑物专有部分所有权的人；

5、因合法建造取得建筑物专有部分所有权的人；

6、其他符合法律、法规规定的人。 (《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》第十五条。)

提示：

符合上述规定的主体，应当提供合法、有效的证明文件。房地产证书上若只登记夫妻双方中一方的名字，而另外一人想参选业主委员会，必须到当地房地产权属登记部门办理夫妻间房屋权属变更登记，使另一方成为房地产局证书记载的权利人，才具有业主身份。

二、业主大会筹备组

1、物业出售且已交付使用的建筑面积一半以上；首套物业出售并交付使用满二年。在六十日内，建设单位、物业服务企业或业主以书面告知当地街道办事处，街道办事处收到书面通知后一个月内，负责核实并组织协调成立首次业主大会筹备组。（《深圳经济特区物业管理条例》第十九条)

2、筹备组由社区工作站负责人1名，建设单位或物业服务企业代表1名，业主代表3至5名组成，由社区工作站负责人担任组长。业主代表由社区工作站在愿意参加筹备工作、且有一定人数业主推荐的业主中确定。筹备组成员不得担任首届业主委员会委员。（《深圳经济特区物业管理条例》）第二十条）

3、若被推荐的业主代表超过预定名额，则按推荐人数多少顺序确定业主代表。

提示：

筹备组工作非常重要，是维护业主物业权益的第一步，也是推荐业主委员会候选人的主要渠道。业主委员会候选人的推荐过程中有各方利益的博弈，这将直接关系到业主委员会的成员组成和执行偏向，所以业主们要热心推荐和积极争取成为筹备组的业主代表。

三、筹备召开首次业主大会会议

筹备首次业主大会应完成下列工作：

1、制定首次业主大会会议召开方案、表决方式、召开时间、召开地点、决议事项、表决规则，业主委员会委员及候补委员候选人产生办法及会议费用预算；

2、拟定管理规约草案、业主大会议事规则草案；

3、确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的表决权数；

4、会议其他筹备工作。

四、筹备组工作原则

1、筹备组组长召集和主持筹备组会议；

2、筹备组成员意见不一致时，按照“少数服从多数”原则处理，筹备组作出决定应经过半数成员同意，表决时应在决议上签字，注明同意、反对或弃权。保留意见不签字的，不影响决议的效力；

3、筹备组会议进行书面记录，组长签字确认；

4、筹备组成员不能委托代理人参加会议，但成员是法人或其他组织的除外；

5、筹备组成立6个月仍无法召开业主大会并选举产生业主委员会的，街道办事处可以解散筹备组并重新成立筹备组。

6、业主大会成立后筹备组应将相关资料移交业主委员会。

五、业主委员会成员候选人的提名

1、业主委员会成员候选人由筹备组提名；

2、十名（含十名）以上业主也可联名推荐1-2名候选人，但同一业主只能联名推荐一次。业主若重复推荐，业主应最终明确其推荐的候选人，业主最终未明确的，其推荐视为无效推荐。

3、若推荐的候选人数超过预定名额，则按推荐人数多少顺序确定候选人。

提示：

（一） 业主委员会成员候选人的提名是各方面利益的博弈，因此一定要提名能依法、理性和策略地维护全体业主物业权益的候选人。要推选热心公益事业、责任心强、有一定组织能力的业主，还要推选有专业知识背景的律师、会计师、工程师以及能抽出时间的退休人员（含党政干部）参加。

（二）对提名候选人的人数也不可轻视，因为当候选人的总人数一旦超过筹备组确定的总人数时，筹备组将组织被提名的候选人用投票的方法来选掉一部分候选人，以维持筹备组确定候选人的总数。若与大多数业主利益相左的候选人处于多数时，代表业主方的候选人在业主正式投票前就有可能已被淘汰出局!因此从维护全体业主权益的立场出发，业主群体要认真、严肃和策略地提名业主委员会成员候选人，切切不可等闲视之！

六、首次业主大会会议选举业主委员会成员、表决《管理规约》和《业主大会议事规则》业主是物业的所有权人，物业房产是业主拥有的重要财产，业主应当以主人翁的态度参加筹备组组织的业主大会会议。尤其是业主委员会成员候选人的提名，业主登记、现票的发放和领取、投票、票箱的保管、开箱验票、唱票、监票，直到选举公布结果的全过程，业主应当积极参加，保证选举工作的公开、公正、公平。业主可以成立义工小组全程配合筹备组工作。

业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但是，应当有物业管理区域专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半的业主参加（《深圳经济特区物业管理条例》第十二条）。

业主委员会委员、候补委员应当经与会业主所持投票权二分之以上且与会业主人数二分之一以上多数同意。委员、候补委员当选名额不足或者无人当选的，可以重新选举，也可以补选，具体方式由筹备组在选举办法中确定。

表决《管理规约》和《业主大会议事规则》，应当经与会业主所持投票权二分之一以上且与会业主人数二分之一以上多数通过。

筹备组根据预定委员、候补委员人数确定候选人总人数，并对候选人资格审查确认后，按照规定程序一并组织选举，根据得票顺序依次选出业主委员会委员和候补委员。

首次业主大会会议的决定和选举业主委员会投票表决结果应在三日内在小区显著位置公示。

业主大会会议表决可以通过市主管部门建立的电子投票系统进行。

七、业主委员会首次会议

业主委员会委员选举产生后，社区工作站应组织召开首次业主委员会会议，由全体委员推选产生主任、副主任。

业主委员会应当自选举产生之日起十五日内，将成立情况以及业主大会通过的管理规约和业主大会议事规则，通过社区工作站，街道办向区主管部门备案。

业主委员会凭区主管部门备案回执向公安机关申请刻制业主委员会印章。业主委员会应将业主委员会主任、副主任及全体委员分工、联系方式以及向区主管部门备案情况在小区显著位置公布。

八、业主大会会议的召集

业主大会会议召集人应当于会议召开十五日前将会议议题、时间、地点、方式以及表决事项等予以公告，并同时抄送全体业主。（《深圳经济特区物业管理条例》第十三条）

筹备组应通过上门、邮寄、短信方式向业主送达，前述方式均无法送达的，则通过以在小区内公告方式进行送达。

筹备组向业主邮寄送达，邮寄地址为业主自本小区房产所在地址；如果业主向业主委员会或工作站书面变更了送达地址的，筹备组应当按照业主变更后的送达地址进行送达。筹备组按照上述规定实施送达后，业主仍未收到业主大会通知的，视为已经送达。

由业主委员会发起召开的业主大会，由业主委员会承担上述业主大会通知和送达工作。

九、业主委员会的职责

业主委员会执行业主大会的决定，接受业主的监督，依法履行下列职责：

1、召集业主大会定期会议和临时会议；建议每月不少于召开一次业主委员会例行会议；

2、定期向业主大会报告物业管理情况；

3、代表全体业主与业主大会选聘的物业服务企业或其他管理人签订物业服务合同；

4、拟定业主委员会的年度财务预算方案、决算方案，提交业主大会会议决定；

5、决定是否聘请中国注册会计师对物业区域内物业服务机构的年度财务收支进行审计，对解除合同的物业服务企业进行清算专项审计、对业主委员会换届进行财务收支专项审计以及其他专项审计；审计所需费用由收取的物业服务费中支付。

6、及时了解业主、物业使用人的意见和建议，形成议案提交业主大会会议决定；

7、及时了解业主、物业使用人对物业服务的意见和建议，监督物业服务；

8、拟订监督建筑物及其附属设施维修资金使用、续筹方案，提交业主大会会议决定；

9、督促业主按照约定交纳维修资金、物业服务费和其他应当由业主共同分摊的费用；

10、对有关档案资料、会议记录、印章及其他属于业主大会的财物进行妥善保管，建立并妥善保管工作档案，为业主提供查阅、抄录和复制档案资料的便利；

11、调解业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷；

12、根据业主的意见、建议和要求，拟定《业主大会议事规则》和《管理规约》修改方案，提交业主大会会议决定；

13、拟定物业管理区域内公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度的方案，提交业主  大会会议决定；

14、拟订物业管理区域内物业共用部分的使用、收益方案，提交业主大会会议决定；

15、初审物业服务企业或者其他管理人制定的年度服务计划，提交业主大会会议决定；

16、监督物业服务企业或者其他管理人履行物业服务合同；

17、建立业主委员会接待制度，接受业主、物业使用人的咨询、投诉和监督，并定期将工作情况以公告等形式向全体业主报告；全文在物业区域内公示审计报告。

18、对违反国家和本市相关规定以及管理规约，业主大会议事规则的行为，可以要求行为人停止侵害、排除妨碍、消除危机、返还财产；

19、业主大会赋予的其他职责。

十、业主委员会委员的条件

业主委员会委员、候补委员候选人应当是本物业管理区域内的自然人业主或者单位业主授权的自然人代表，并符合下列条件：

1、具有完全民事行为能力；

2、履行业主义务，未欠交物业服务费和物业专项维修资金；

3、遵纪守法，热心公益事业，责任心强，具有较强的公信力和组织能力；

4、本人、配偶及其直系亲属未在为本物业管理区域提供物业服务的企业及其下属单位任职；

5、书面承诺积极、及时、全面履行工作职责

（《深圳经济特区物业管理条例》第二十三条）

除上述条件外业主委员会主任还应当：

1、具有丰富的工作经验和良好的群众基础；

2、熟悉物业管理相关法律法规规章和政策；

3、能够抽出必要的工作时间。

业主委员会要尽量吸收律师、会计师、工程技术人员和党政退休干部参加，这有利于业主组织和社区的建设。

提示：

业主大会对业主委员会委员有其他条件要求的，可以通过业主大会议事规则约定。

 十一、业主委员会委员职责

（一）业主委员会委员的职责

业主委员会委员依法履行以下职责：

1、参加业主委员会会议等有关活动；

2、参与制订业主委员会工作计划和实方案，定期向全体业主报告物业管理情况；

3、参与制订印章使用管理、档案资料管理和财务管理等制度；

4、参与组织、协调、解决本物业管理区域物业管理实施工作中的日常问题；

5、密切联系业主、业主代表、广泛了解本物业管理区域内物业管理动态、情况和问题， 向业主委员会或者通过业主委员会向业主大会反映业主的意见和建议；

6、承担业主委员会布置的专项工作；

7、执行业主大会、业主委员会的决定，完成业主委员会交办的工作。

业主委员会主任和副主任在全体委员中推举产生，业主委员会主任或者副主任委员资格终止的，业主委员会应及时召开会议重新推举产生业主委员会主任或者副主任。

（二）业主委员会主任的职责

业主委员会主任负责业主委员会的日常事务，主要履行以下职责：

1、负责召集业主委员会会议；

2、主持制订业主委员会工作计划和实施方案；

3、主持制订印章使用管理、档案资料管理和财务管理等制度；

4、代表业主委员会向业主大会汇报工作；

5、组织、协调、解决本物业管理区域物业管理实施工作中的日常问题；

6、执行业主大会，业主委员会决定；

7、完成业主委员会交办的工作。

（三）业主委员会副主任委员的职责

业主委员会副主任主要履行以下职责：

1、协助业主委员会主任工作；

2、根据业主委员会主任的授权，召集业主委员会会，议主持业主委员会工作；

3、业主委员会主任缺席时，代行其职责；

4、执行业主大会，业主委员会决定；

5、完成业主委员会交办的工作。

十二、业主委员会会议

（一）业主委员会会议类型

 业主委员会会议分为定期会议和临时会议。

1、定期会议：定期会议一般建议每个月召开一次。

2、临时会议：经三分之一以上业主委员会委员提议或者业主委员会主任认为有必要的或者业主委员会就业主提议形成议案的，应当及时召开业主委员会临时会议。

（二）业主委员会决定的效力

业主委员会按照业主大会决议依法作出的决定，对业主委员会委员和业主具有约束力。业主委员会委员和业主必须共同遵守；持不同意见的委员、业主不得抵制业主委员会决定的贯彻执行，不得干扰业主委员会的正常工作。

业主委员会作出的决定违反法律法规的，业主可以向物业所在地的街道办事处举报。由受理单位依法处理；业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的，受侵害的业主可以依法请求人民法院予以撤销。

（三）业主委员会会议流程

1、确定会议议题。涉及重要事项的，业主委员会召开会议前应当先行召开业主意见征求会，公开听取业主的意见；

2、提前将会议通知及有关材料送达每位委员；

3、业主委员会应当将业主委员会的决定（包括业主委员会议案）在作出之日起3日内以书面形式在物业管理区域内公告，接受业主的查询和监督；

4、发布或签署业主委员会会议决定的议事文件；

5、议事文件存档。

（四）业主委员会会议议事规则

业主委员会会议应当按照下列规则召开：

l、会议由主任或其委托的副主任负责召集，并决定会议召开的时间、地点等；主任和副主任均不履职的。三分之一以上的委员可以提议召开业主委员会会议，可由街道办事处指定一名委员召集和主持业主委员会会议。

2、业主委员会委员不得委托他人出席业主委员会会议；委员因故不能参加会议的，提前1日向业主委员会召集人说明，业主委员会会议应当邀请社区工作站指派员列席

3、提前将会议通知及有关材料送达每位委员；

4、讨论、决定物业管理公共事项的，应在物业管理区域内以书面形式公告会议议程，听取业主的意见和建议；

5、做好会议记录并由主持人和记录人签字；涉及重要事项的会议由全体出席会议的委员签字；

6、会议有过半数委员出席，作出的业主委员会决定（包括形成的业主委员会议案）须经全体委员半数以上签字同意通过；

7、业主委员会会议决定的议事文件由业主委员会发布或签署，并由出席会议的业主委员会委员签字并加盖业主委员会印章后存档；

8、业主委员会应当将业主委员会的决定（包括业主委员会议案）在作出之日起3日内以书面形式在物业管理区域内公告，接受业主的查询和监督。

涉及以下重要事项的，业主委员会召开会议前应当先行召开业主意见征求会，应当公开听取业主意见，并可以邀请业主代表旁听业主委员会会议：

1、拟订《业主大会议事规则》和《管理规约》修改方案；

2、拟订建筑物及其附属设施维修资金使用续筹方案；

（五）业主委员会就下列事项作出决定应该全体委员半数以上签字同意（《深圳经济特区物业管理条例》第三十一条）：

1、提请业主大会决定专项维修资金的筹集和使用；

2、提请业主大会决定调整物业服务费；

3、提请业主大会决定物业服务企业选聘方式；

4、提请业主大会批准物业服务合同；

5、召集业主大会临时会议；

6、终止委员职务以及将候补委员递补为委员；

7、中止委员职务并提请业主大会罢免委员职务；

8、涉及业主重大利益的其他决定。

十三、业主委员会工作制度

（一）印章管理

1、印章保管

业主大会印章和业主委员会印章由业主委员会指派专人保管。

印章保管人不得将印章转借他人，如确因工作需要或印章保管人外出，由业主委员会会议决定印章暂时保管人，并办理暂时交管手续。

印章保管人对印章应当妥善保管，防止印章丢失、被盗和被盗用，如发现上述情况应当立即报告并采取补救措施。

2、印章使用

业主大会和业主委员会依据各自的职责范围使用印章。每次印章使用应当有记录，记录内容包括申请使用人姓名、用途、盖章人姓名。记录应当存档，业主可以查阅。

3、印章管理和使用责任

未依业主大会决定、业主委员会决定而使用业主大会印章、业主委员会印章的，由印章保管人承担责任；造成经济损失或不良影响的，依法追究印章保管人的相应责任。业主大会业主委员会印章遗失的，业主委员会应当向社会公告并按照相关规定重新刻制业主大会、业主委员会印章。违反上述规定，印章遗失后造成经济损失或不良影响的，由印章遗失责任人承担相应的责任。

（二）档案资料管理

 下列档案资料应当编号造册，并由业主委员会指定专人保管；

 1、物业管理区域内的物业资料；

 2、各类会议记录纪要；

 3、业主大会业主委员会作出的决议、决定等书面材料；

 4、业主大会成立备案及业主委员会委员产生、备案及更新备案的材料；

 5、业主清册及联系方式；

 6、签订的物业服务台同；

 7、有关法律、法规和业务往来文件；

 8、业主和使用人的提议、书面意见、建议书；

 9、建筑物及其附属设施维修资金收支情况清册；

 10、利用物业共用部分经营所得收益的收支情况清册；

 11、业主大会、业主委员会工作经费的收支情况清册；

 12、其他相关资料。

工作档案应当妥善管理，其中，业主大会表决资料和业主委员会重大表决记录档案管理建议不少于十五年，一般资料存档不少于五年。档案资料遗失的，由档案保管人承担责任；造成经济损失或不良影响的，依法追究档案保管人的相应责任。

（三）财务管理

业主大会的财务管理按照以下原则执行：

1、属于本物业管理区域内全体业主或相关业主所有的资金的收支范围按本物业管理区域管理规约、业主大会议事规则相关约定执行，并由业主委员会负责业主大会的财务管理。

2、业主委员会应明确业主大会财务管理的负责人，该负责人承担会计管理责任；财务管理人员由会计、出纳组成，岗位应分工明确。会计人员负责建立会计账册，审核原始单证，编制会计凭证，登记会计账册，编制会计报表；出纳人员负责货币资金的日常收支管理，出纳人员应建立现金日记账和银行存款日记账；出纳现金收支应日清月结，月未会计与出纳应进行对账，确保业主大会的财产安全完整。

3、财务人员必须持有会计从业资格证书，应坚持原则，依照《中华人民共和国会计法》和相关财税法规的规定进行会计核算。

3、业主委员会应建立内部控制制度，会计人员与出纳人员必须岗位分离，会计人员不得经手现金收支和实物资产管理；出纳人员不得兼管审核、会计档案保管和各类帐目的登记工作。业主委员会负责费用审批的人员与事务经办人员应执行分离制度，负责费用审批的人员，不得经手物品和劳务采购等事务工作。费用报销必须由经办人填写报销单据并签字确认，业委会其他委员或其他同行人员签字证明，业委会主任审批。

4、业主委员费用审批应遵守业主委员会议事规则中有关费用开支的规定，重大费用开支须经业主委员会会议通过。

5、全体业主或相关业主在取得物业共用部分经营所得收益时，统一由会计开据收款收据，款项交由出纳收款入账并在收款收据上签字加盖财务印章。严禁任何人截留、挪作他用、私分、私存物业共用部分经营所得收益。

6、业主委员会应当按照国家规定的财务管理制度进行财务管理，建立完善的财务管理制度和财务核算体系，按照相关规定建立日常资金和专用资金的银行存款账户和资产管理台账，财务账目实行公开化，接受业主监督。

7、业主大会以及业主委员会不得向任何单位及个人借款或为任何第三方提供担保。

8、会计核算年度结束，业主大会的资金使用有节余时，自动结转到下一年度；资金发生不足时，由业主委员会草拟筹集方案，提交业主大会会议决定。

9、业主、业主委员会及其委员会不得侵占属于本物业管理区域全体业主或部分业主所有的资金；侵占全体业主或部分业主所有资金的，受侵害的业主可以依法向人民法院提起诉讼。

注：上述财务管理是以业主委员会管理业主大会有关财产收支为前提的，适用于业主委员会管理自身掌握的财务收支情况和小区业主委员会自管物业的财务收支情况。对于小区物业管理机构管理小区物业的财务收支管理可以参照执行。

（四）印章档案资料及财务凭证，财物的移交

保管业主大会、业主委员会印章、档案资料或财务凭证、财物的业主委员会委员资格终止的，应当自资格终止之日起3日内向业主委员会移交其保管的业主大会、业主委员会印章、档案资料或财务凭证、财物。业主委员会重新确定印章、档案资料或财务凭证、财物保管人、并完成印章、档案资料或财务凭证、财物交接工作。

业主委员会委员集体提出辞职的，应当向业主大会报告工作、说明辞职理由，并以书面形式告知物业所在地的街道办事处、社区工作站。在报告同时，应当将其保管的档案资料、印章及其他财物账目交由街道办事处暂时保管。

新的业主委员会产生后，与街道办事处进行档案资料、印章及其他财物账目等的转交。

（五）业主委员会培训

市、区主管部门、街道办事处应当采取不同形式，定期对业主委员会委员进行物业管理有关规定和相关知识的培训，并建立培训档案。业主委员会委员应当积极参加培训。

提示：

（一）住宅区新成立业主大会、选举业主委员会的，应当按照《深圳经济特区物业管理条例》和有关业主委员会选举、委员任期、委员更换等规定，制定《业主大会议事规则》及《管理规约》。

（二）住宅区在《深圳经济特区物业管理条例》、《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》实施前已经成立业主大会的，按照以下原则进行：

1、已生效的《业主大会议事规则》及《管理规约》对业主委员会任期、换届等约定明确的，应当在业主委员会任期届满，选举新业主委员会的业主大会会议上或者最近次的业主大会会议上，在街道办事处的指导下，根据《条例》和《规定》的规定修改《业主大会议事规则》及《管理规约》关于委员任期、更换等内容。

2、已生效的《业主大会议事规则》及《管理规约》未对业主委员会任期、换届等有关事项进行约定的，街道办事处应当督促业主委员会召开业主委员会会议，根据《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》的规定对业主委员会委员的任期进行明确。业主委员会应当在最近一次的业主大会会议上在街道办事处乡镇人民政府的指导下根据《深圳经济特区物业管理条例》、《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》的规定，修改《业主大会议事规则》及《管理规约》关于业主委员会任期、委员更换的内容。